Przez jaki okres powinno przechowywać się karty zgłoszeniowe na dane zajęcia (np. pływania), zawierające zgodę na przetwarzanie wizerunku? Czy zasadne będzie dopisanie na karcie zgłoszeniowej, że po zakończeniu takich zajęć, deklaracje zostaną komisyjnie zniszczone?

W sytuacji, gdy zapisy na zajęcia prowadzone są przez jednostki publiczne, okres przechowywania kart zgłoszeniowych na zajęcia wynika z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

Kiedy natomiast zapisy na zajęcia prowadzone są przez prywatne podmioty prowadzące działalność gospodarczą należy pamiętać, że obowiązuje zasada czasowego ograniczenia przechowania danych osobowych, zgodnie z którą dane nie mogą być przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu. W powyższym przypadku celem będzie organizacja zajęć np. pływania co wiąże się z koniecznością przetwarzania danych uczestników przez okres trwania zajęć.

Zgoda na przetwarzanie wizerunku dziecka w związku z prowadzeniem zajęć jest zasadna i może zostać umieszczona w karcie zgłoszenia, natomiast zapis mówiący o komisyjnym zniszczeniu danych nie jest konieczny, ponieważ prawodawca nie nakłada na administratora obowiązku informowania o sposobie zniszczenia danych, tylko o okresie przechowywania danych osobowych.