Odpowiedź:

Pracodawca może zebrać i umieścić w części B akt osobowych informacje zawarte we wszystkich wskazanych w pytaniu dokumentach, jeżeli jest to wymagane charakterem pełnionego przez pracownika zawodu (niezbędność do wykonywania pracy określonego rodzaju). Forma udokumentowania informacji jest dla pracodawcy dowolna, z zastrzeżeniem zachowania zasady minimalizacji przetwarzania danych osobowych.

W zakresie ustalenia stażu pracy pracownika wystarczające jest uzyskanie wglądu do książeczki wojskowej.

Uzasadnienie odpowiedzi:

W przedmiocie pobierania informacji wynikających z dokumentów dostarczonych przez pracownika, do każdego dokumentu należy podchodzić indywidualnie oraz badać zasadność i celowość przetwarzania danych osobowych w nim zawartych. Zgodnie bowiem z zasadą minimalizacji wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit c RODO dane osobowe przetwarzane przez administratora powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Przepisy nie zabraniają przechowywania w aktach osobowych kopii dokumentów takich jako prawo jazdy, karta kierowcy, zaświadczenia ADR, jednakże pracodawca musi umieć wykazać, że kopie tych dokumentów gromadzi w uzasadnionych celach. Generalnie zakres danych pobieranych przez pracodawcę został wskazany przez ustawodawcę w art. 22 (1) Kodeksu pracy, w §  2 niniejszego artykułu wskazano, że pracodawca żąda od pracownika danych osobowych obejmujących kwalifikacje zawodowe gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Zasady zatrudnienia i wymaganych kwalifikacji kierowców zajmujących się transportem zawiera art. 39a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Zgodnie z tym przepisem można zatrudnić na stanowisku kierowcy osobę, która posiada m.in odpowiednie uprawnienie do kierowania pojazdem samochodowym.

Zgodnie z ustawą z dnia 19 sierpnia 2011 r. o przewozie towarów niebezpiecznych do kierowania pojazdem przewożącym towary niebezpieczne w przewozie drogowym, w stosunku do którego ADR wymaga ukończenia przez jego  kierowcę kursu ADR, jest uprawniona osoba, która posiada ważne zaświadczenie ADR (art. 20). Ze wskazanego przepisu wynika obowiązek zadbania przez pracodawcę aby każdy kierowca, którego dopuszcza do przewozu towarów niebezpiecznych posiadał aktualne zaświadczenie ADR. Jest to zatem przypadek kiedy posiadanie pewnych uprawnień jest niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w Kodeksie pracy w tym danych potwierdzający posiadanie odpowiednich kwalifikacji w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Udokumentowanie danych osobowych potwierdzających pewne okoliczności w zakresie kwalifikacji pracownika nie jest równoznaczne ze sporządzeniem ksera przedmiotowych dokumentów. W zakresie dokumentacji pracowniczej istotnym aktem prawnym wskazującym na zakres dokumentacji przechowywanej przez pracodawcę jest Rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W tym akcie prawnym wśród możliwych dokumentów do przechowywania w aktach osobowych pracownika nie zostały wskazane wprost dokumenty potwierdzające posiadanie odpowiednich kwalifikacji, natomiast w części B akt osobowych mogą się znaleźć oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy.

Zatem należy uznać, że jeżeli pracodawca jest uprawniony do pozyskiwania informacji dotyczących kwalifikacji kierowcy, co wynika z odrębnych przepisów, jest również uprawiony do odpowiedniego udokumentowania tych okoliczności. Jednakże, na co należy zwrócić uwagę, nie istnieją odpowiednie przepisy dozwalające na pobieranie kserokopii dokumentów. Pracodawca w tej sytuacji powinien zachować się zgodnie z zasadą minimalizacji. A zatem dokumentować informacje wyłącznie w zakresie niezbędnym. Kwestią drugorzędną jest forma udokumentowania, jeżeli jest ona zgodna z zasadą minimalizacji. To znaczy, że z punktu widzenia ochrony danych bez znaczenia jest czy dana okoliczność została udokumentowana poprzez sporządzenie kopii właściwego zaświadczenia w taki sposób, aby widoczne były wyłącznie informacje niezbędne, przykładowo na takiej kserokopii znajdzie się 5 rekordów danych, czy też np. zostanie sporządzona z okazanego dokumentu notatka zawierająca identyczną ilość informacji.

Podsumowując powyższe, pracodawca może zebrać i umieścić w części B akt osobowych informacje zawarte we wszystkich wskazanych w pytaniu dokumentach, jeżeli jest to wymagane charakterem pełnionego przez pracownika zawodu (niezbędność do wykonywania pracy określonego rodzaju). Forma udokumentowania informacji jest dla pracodawcy dowolna, z zastrzeżeniem zachowania zasady minimalizacji przetwarzania danych osobowych.

W zakresie pobierania kserokopii książeczki wojskowej sprawa wygląda dosyć podobnie, z tym, że cel przetwarzania jest oparty o § 4 art. 22(1) Kodeksu Pracy a zatem podanie danych jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku. Informacje dotyczące stażu pracy są pracodawcy niezbędne w celu ustalenia wymiaru urlopu. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych pracowników w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Żądanie może polegać na przedstawieniu dokumentu potwierdzającego daną okoliczność. Pracodawca nie jest jednakże uprawniony do sporządzenia kserokopii dokumentu, a jedynie do uzyskania go do wglądu celem potwierdzenia uprawnień pracownika.