Jak długo, zgodnie z zasadą ograniczenia czasowego wynikającą z RODO, spółdzielnie mieszkaniowe mogą przechowywać akta lokatorów (członków i osób niebędących członkami)?

Odpowiedź na przedmiotowe zagadnienie nie może być w tej sytuacji jednoznaczna, gdyż zależy to każdorazowo o konkretnego przypadku oraz konkretnej sytuacji lokatora.

Uzasadnienie:

W opisywanej sytuacji należy powołać się na zapis art. 5 ust. 1 lit. e RODO – ograniczenie przechowywania oznacza przechowywanie w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

W kontekście przywołanego przepisu należy każdorazowo oraz indywidualnie zbadać wewnątrz analizowanej organizacji o jakie precyzyjnie cele chodzi i z jakimi dany podmiot gospodarczy spotyka się podczas przechowywania danych osobowych. W tym miejscu należy wskazać np. na długość okresu przedawnienia roszczeń w myśl zawartych umów przez lokatorów etc. Co do zasady warto jest określić, iż w przypadku braku takich roszczeń oraz innych zobowiązań lokatora (byłego lokatora) przechowywanie danych osobowych (zatem i ich przetwarzanie w myśl art. 4 ust. 2 RODO), nie powinno mieć miejsca. Najistotniejszą kwestią jest respektowanie omawianej zasady i w przypadku powzięcia informacji odnośnie braku podstaw do przetwarzania danych (np. brak umów, brak obowiązujących terminów roszczeń, uregulowanie kwestii związanych z rozliczeniami między spółdzielnią mieszkaniową a lokatorem etc.) należy zaprzestać przetwarzać dane osobowe oraz trwale je usunąć, gdyż w przeciwnym razie skutkuje to narażeniem się na sankcje wynikające z przepisów RODO.