Odpowiedź:

Spółdzielnie mieszkaniowe powinny zgodnie z art. 8¹ ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych ujawniać protokoły z obrad na dostępnej dla każdego stronie internetowej oraz zobowiązane są do wydania ich odpisów członkowi spółdzielni.

W świetle powyższego, Spółdzielnia mieszkaniowa może dopuścić możliwość nagrywania obrad na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionego interesu administratora. Należy przy tym określić cel nagrywania posiedzeń, który może opierać się na szczegółowym spisaniu protokołu oraz ewentualnym dochodzeniu lub obronie roszczeń.  Pamiętać należy jednak, iż niezwykle istotne jest przestrzeganie przy tym procedur zapewniających ochronę danych osobowych. Realizacja celu nagrywania posiedzeń musi opierać się na przestrzeganiu zasad wynikających z RODO. Należy spełnić obowiązek informacyjny wobec osób nagrywanych wynikający z art. 13 ust. 1 i ust. 2 RODO oraz zamieścić informacje o nagrywaniu posiedzeń w regulaminie lub statucie spółdzielni mieszkaniowej. Przetwarzanie danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes wymaga również uprzedniego przeprowadzenia testu równowagi.

Uzasadnienie odpowiedzi:

W mojej ocenie nagrywanie posiedzeń powinno ograniczyć się wyłącznie do nagrywania dźwięku, gdyż nagrywanie obrazu byłoby nadmiarowe co do spełnienia wskazanego celu przetwarzania. Pozyskiwane podczas nagrywania dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane zgodnie z zasadą minimalizacji danych. Pamiętać należy również o czasie przechowywania nagrania. Uważam, iż nagrania powinny być przechowywane wyłącznie do czasu zrealizowania celu, którym może być dokonanie szczegółowego spisania protokołu oraz w uzasadnionych przypadkach obrona lub dochodzenie roszczeń.