Czy należy podpisać umowę powierzenia z producentem asortymentu w salonie kosmetycznym, na wypadek reklamacji (zgodnie z procedurą, należy przekazać formularz reklamacyjny zawierający dane osobowe producentowi)?

W przypadku dotyczącym rozpatrzenia reklamacji Producenta, kwestia przekazywania danych pomiędzy Producentem, a podmiotem sprzedającym jego produkty, powinna zostać uregulowana umową powierzenia. Wynika to z faktu, iż o celu i sposobach przetwarzania danych osobowych decyduje Producent jako Administrator danych osobowych.

Uzasadnienie:

Najistotniejsza w omawianym przypadku jest przesłanka, która pozwala uznać dany podmiot za Administratora danych osobowych, tj. ustalenie celów i sposobów przetwarzania danych osobowych. Określenie w jakim celu i w jakim zakresie będą przetwarzane dane osobowe oraz podjęcie decyzji o sposobie przetwarzania tj. czynnościach pozwalających na osiągnięcie celu, wskazują komu należy przyznać status Administratora. Producent jako adresat roszczeń klienta z tytułu gwarancji pozyskuje za pośrednictwem Sprzedawcy dane zawarte w formularzu w celu rozpoznania zgłoszenia zastrzeżeń (reklamacji), tym samym to Producent samodzielnie decyduje o celach i sposobie przetwarzania danych osobowych w związku w rozpatrzeniem reklamacji. Sprzedawca występuje w roli podmiotu przetwarzającego w imieniu Producenta (Administratora) w zakresie dotyczącym danych zawartych w formularzu reklamacyjnym obejmującym roszczenia z tytułu gwarancji, jego zadaniem jest przyjęcie formularza reklamacyjnego i przekazanie go do Producenta. Tym samym Sprzedawca gromadzi dane niezbędne do osiągnięcia celu jaki nakreślił Producent. W świetle przepisów art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, konieczne jest zawarcie umowy, między Administratorem i podmiotem przetwarzającym, która ureguluje kwestie związane z obowiązkami Stron tej umowy oraz odpowiedzialności za ich naruszenie.