Czy poza bankami (działającymi na podstawie prawa bankowego) istnieją inne instytucje upoważnione na mocy ustawy do pozyskiwania i gromadzenia kopii dokumentów tożsamości?

Z punktu widzenia ustaw z dnia 22 listopada 2018 r., o dokumentach publicznych nie ma zakazu kopiowania dokumentów tożsamości, natomiast jest zakaz wykonywania ich replik. Replika, żeby mogła być uznana za replikę musi posiadać cechy autentyczności. Oznacza to, że kopia dokumentu tożsamości nie zawsze będzie repliką, a zatem dozwolone jest ich wykonywanie przez różne instytucje.

Uzasadnienie

Biorąc pod uwagę przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i  Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w  związku z  przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1), kwestię wykonywania kopii zapasowych należy rozpatrywać przez zasady wskazane w art. 5 Rozporządzenia.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c) dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”), zgodnie z zasadą Administrator nie powinien gromadzić szerszego zakresu danych niż jest to niezbędne. Na dowodach osobistych czy też innych dokumentach tożsamości pojawia się szeroki zakres danych, które nie w każdym przypadku są konieczne do osiągnięcia celu dla którego przetwarza je Administrator. Należy zatem każdorazowo weryfikować czy zakres danych jest niezbędny a zatem dopuszczalny do przetwarzania przez Administratora.

Z uwagi na powyższe, skanowanie dokumentu tożsamości nie jest zalecaną praktyką, gdyż Administrator może w inny sposób potwierdzić tożsamość osoby, której dane są niezbędne do celu w którym zdecydował się je przetwarzać.