Komu rodzic ma wyrazić zgodę na udział w konkursie, gdy w zależności od etapu konkursu dane są przetwarzane przez bibliotekę lub dom kultury? Czy potrzebna jest umowa przekazania danych między biblioteką a domem kultury?

Z treści pytania wyłaniają się różne możliwości rozwiązania tej sytuacji. Biblioteka publiczna jako organizator konkursu będzie administratorem danych osobowych i co za tym idzie, spoczywają na niej określone obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych. Jeżeli w przebieg konkursu włączone są domy kultury, to współpraca ta powinna być formalnie zorganizowana. Można tu przyjąć różne modele np. współadministrację albo koncepcję wielu odrębnych administratorów. Istnieje też możliwość relacji administrator (biblioteka) i podmioty przetwarzające (domy kultury), jednak wybór konkretnego rozwiązania zdeterminowany jest przez sposób, w jaki zorganizowany jest konkurs i jego przebieg, a także jaki jest jego charakter.

Warto zwrócić uwagę, że biblioteka oraz domy kultury mogą realizować swoje cele w przypadku takiego przedsięwzięcia. Nawet jeżeli inicjatorem konkursu jest biblioteka, to dom kultury włączając się w przygotowanie eliminacji rejonowych może realizować także własne cele statutowe. Z jednej strony dom kultury może występować w roli podmiotu przetwarzającego, gdyż może realizować konkretne zadania ustalone w umowie z biblioteką (administratorem) i w takim zakresie podlegać niejako władztwu administratora. Jak już wspomniałem, wszystko zależy od tego, jak zorganizowano przedsięwzięcie. W sytuacji, gdy dochodzi do wspólnej organizacji konkursu i realizacji określonego wspólnie celu, należy przeanalizować przetwarzanie danych osobowych na zasadzie współadministrowania.

Co do podstaw przetwarzania – oczywiście najczęściej zdarza się, że konkursy realizowane są przez biblioteki czy domy kultury na podstawie przesłanki zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Jeśli decydujemy się na pozyskiwanie zgód od rodziców, to zgody takie zbiera podmiot, który będzie przetwarzał dane osobowe na ich podstawie. Jeżeli dochodziłoby do powierzenia przetwarzania danych przez bibliotekę do domu kultury i w ramach zadania dom kultury zbierałby zgody na rzecz biblioteki, to w przypadku, gdy on sam potrzebuje takich zgód, powinien je zebrać również na swoje potrzeby. Jeżeli mamy współadministratorów to pobierają oni jedną zgodę na określony, wspólny cel przetwarzania danych osobowych.

Dodam jednak, że „zgoda” nie jest jedyną przesłanką legalizująca przetwarzanie danych, jaka może być brana pod uwagę w sytuacji organizowania konkursu. Warto rozważyć skorzystanie z art. 6 ust. 1 lit. e RODO oraz odpowiednich przepisów krajowych (np. ustawa o bibliotekach, ustawa o samorządzie gminnym, ustawa o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej). Przyjmując poprawnie, że zadaniem biblioteki jest podejmowanie różnorodnych działań mających na celu promocję i wspieranie czytelnictwa, łatwo dojść do wniosku, że sposobem na to mogą być organizowane spotkania, prelekcje, wydarzenia kulturalne, a także konkursy. Tego typu inicjatywy pomagają tworzyć przyjazny wizerunek podmiotu, przybliżają uczestnikom i mieszkańcom pozytywne wartości oraz zachęcają do aktywności „bibliotecznej”. Podobnie zadania promocji kultury różnymi sposobami przypisać można ośrodkom kultury. Oczywiście „zgodę” jako podstawę przetwarzania należy brać pod uwagę w kontekście przetwarzania i publikacji wizerunku – uwzględniając grunt prawa autorskiego, o ile wyczerpane zostaną okoliczności, w których taka zgoda okaże się niezbędna. W mojej ocenie przeprowadzenie konkursu wraz z ogłoszeniem wyników, przyjmując adekwatny zakres danych, można oprzeć o wyżej wskazaną przesłankę (art. 6 ust. 1 lit. e RODO) i wesprzeć ją przesłanką zgody w dodatkowych celach, także związanych z konkursem i jego promowaniem, jednak celach fakultatywnych w kontekście uczestnictwa konkursie.