Odpowiedź:

Nie istnieje jeden powszechnie obowiązujący wzór wniosku urlopowego. Treść wniosku nie powinna naruszać zasady minimalizacji danych osobowych, a jednocześnie umożliwić Administratorowi identyfikację podmiotu danych.

Uzasadnienie odpowiedzi:

Naszym zdaniem, prawidłowy wzór wniosku powinien zawierać następujące dane Wnioskodawcy: imię (imiona) i nazwisko, podpis, stanowisko pracy, ewentualnie numer osobowy pracownika – jeżeli jest niezbędny do identyfikacji pracownika.

Przepisy prawa nie wskazują, gdzie przechowywać wnioski urlopowe. Warto zwrócić uwagę, że dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego tworzą odrębną od akt osobowych dokumentację i nie powinny być przechowywane w części B akt osobowych. Wnioski zatem należy przechowywać w takim miejscu, aby uniemożliwić dostęp do nich osobom postronnym. Wgląd w treść tych dokumentów powinny mieć tylko osoby upoważnione do ich przetwarzania.