Odpowiedź:

Dobrą praktyką będzie zastosowanie jednego głównego adresata oraz dołączenie pozostałych w formule UDW – ukrytych odbiorców.

Uzasadnienie odpowiedzi:

Bez względu na to czy korespondencja przesyłana jest na zewnątrz czy też wewnątrz firmy oraz jakiego rodzaju maile są w takiej komunikacji użytkowane, bezpiecznym sposobem kierowania maili będzie separacja odbiorców. Warto przyjąć zasadę, że przesyłanie korespondencji mailowej odbywa się świadomie i adekwatnie do potrzeb oraz kontekstu sprawy. Mam na myśli to, że jeżeli z jakichś względów np. organizacyjnych, korespondencja ma trafić do wiadomości więcej, niż jednej osoby, a inne osoby mają otrzymać wiadomość o pozostałych adresatach, to wtedy taka zbiorcza wysyłka ma uzasadnienie i cel. Natomiast, gdy nie jest to konieczne, to należałoby unikać takich sytuacji z co najmniej dwóch powodów: pierwszy to nawyki komunikacyjne, które w ten sposób można wyrabiać u pracowników – zwiększanie uwagi i eliminacja rutynowego zachowania, a drugi to bezpieczeństwo i prewencja przed incydentami związanymi z ujawnianiem adresatów. W przypadku osób, które znają swoje służbowe adresy mailowe i dodatkowo biorą udział w tym samym wydarzeniu online, nie wydaje się błędem czy łamaniem przepisów RODO wysyłka zbiorcza materiałów z wideokonferencji. Natomiast zwrócić należałoby uwagę na to czy nie pojawia się tam sytuacja prywatnej skrzynki mailowej. Wtedy takiego adresu nie powinno się ujawniać. Dlatego też jasne zasady komunikacji oraz stosowanie zasady minimalizacji oraz adekwatności pozwoli na unikanie sytuacji prowadzących do naruszeń oraz zmniejszy ryzyko nieuprawionego ujawnienia danych.