Czy w celu wypłaty świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracodawca może żądać przedłożenia dokumentu potwierdzającego dochody – w tym PIT?

Pracodawca ma prawo żądać wymienionych dokumentów, jeśli taki obowiązek wynika z regulaminu Funduszu. Oceniając sytuację materialną wnioskującego o pomoc z Funduszu, należy brać pod uwagę wszystkie dochody osiągane przez gospodarstwo domowe, w którym on funkcjonuje. W świetle powyższego, pracodawca nie tylko może, ale także powinien domagać się od pracownika informacji o uzyskanych dochodach wszystkich członków rodziny, z zastrzeżeniem, że wyłącznie do wglądu.

Uzasadnienie:
Należy podkreślić, że pracodawca zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest zobowiązany do przyznawania świadczeń z ZFŚS osobom spełniającym kryteria socjalne. W tym celu pracodawca jest zobligowany do badania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Oznacza to, że pracodawca musi zbadać nie tylko sytuację pracownika (innej osoby uprawnionej), lecz również innych osób – członków jego rodziny, osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym. Jest zatem uprawniony do przetwarzania na potrzeby gospodarowania środkami ZFŚS danych również tych osób.

W zależności od rodzaju świadczenia i sytuacji pracownika dane mogą być przez pracodawcę przetwarzane w dość szerokim zakresie. Mogą obejmować nawet informacje o stanie zdrowia pracownika czy członka jego rodziny. Niemniej jednak pracodawca nie może gromadzić danych nadmiernych ani też przetwarzać ich w innych celach, aniżeli przyznanie świadczenia z ZFŚS. Zgodnie z zasadami przetwarzania danych określonymi w art. 5 RODO, dane muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami, a także adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

W dotychczasowych stanowiskach Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, a obecnie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, wskazuje się, że pracodawca może w niektórych przypadkach weryfikować, czy pracownik (osoba uprawniona) spełnia kryteria socjalne, warunkujące prawo do świadczeń, w oparciu o przedstawione przez pracownika dokumenty. Niemniej podkreśla się, że zasadą powinno być poleganie na oświadczeniach pracownika. W przypadku wątpliwości co do prawdziwości takiego oświadczenia pracodawca może poprosić pracownika o okazanie odpowiednich dokumentów (np. PIT za poprzedni rok, dokumenty potwierdzające fakt leczenia itp.). Nie mogą one być jednak kopiowane i przechowywane przez pracodawcę, a jedynie okazywane przez pracownika do wglądu. Jednocześnie regulamin ZFŚS powinien przewidywać możliwość domagania się przez pracodawcę okazania do wglądu takich dokumentów.