Czy urząd może ujawnić protokół z prac komisji ds rozwiązywania problemów alkoholowych z danymi osób fizycznych prowadzącymi działalność gospodarczą i dane spółki cywilnej?

Protokół z prac komisji ds. rozwiązywania problemów alkoholowych w sprawie przeprowadzonej kontroli może stanowić informację publiczną, która podlega udostepnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Powyższa kwestia nie jest jednak jednoznaczna. Jak zauważa S. A. w Gliwicach w orzeczeniu z dnia 19 października 2010 r. IV SAB/Gl 49/10  „charakter informacji publicznej należy przypisać jedynie tym informacjom, które odnoszą się do publicznej sfery działalności owych komisji”. W przedmiotowej sprawie wydaje się jednak, że działalność rewizyjna komisji mieści się w sferze informacji publicznej, a zatem możliwym było publiczne udostępnienie protokołu zgodnie ze wskazaną ustawą. Zwrócić jednak uwagę należy na art. 5. ust. 2  w/w ustawy zgodnie z którym 2. prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest osobą fizyczną i podlega ochronie prawnej na gruncie RODO (to samo dotyczy danych wspólników w spółce cywilnej). Jednakże, zgodnie z przepisami rozporządzenia dane osobowe zawarte w dokumentach urzędowych, które posiada organ lub podmiot publiczny w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, mogą zostać przez ten organ lub podmiot ujawnione zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego (art. 86 RODO). We wskazanej sytuacji należy rozważyć czy upublicznienie danych osobowych było niezbędne dla celów przetwarzania czy nie należałoby zastosować środków minimalizacji przetwarzania w postaci anonimizacji. Zgodnie z wytycznymi Prezesa UODO organ powinien zachować ostrożność i starannie ocenić, w określonym stanie faktycznym i prawnym, jakie informacje powinny być przekazane, a jakie zanonimizowane przed upublicznieniem decyzji. Słusznym jest przyjęcie, że podanie do informacji publicznej przez komisję danych osób fizycznych wykracza poza zakres przetwarzania oraz jest niezgodne z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c) RODO).