Czy kierownik danej komórki organizacyjnej może posiadać kserokopię orzeczeń lekarskich oraz zaświadczeń ze szkoleń BHP swoich bezpośrednich podwładnych?

Nie ma podstawy prawnej, która zezwalałaby na przechowywanie przez kierownika danej komórki organizacyjnej kserokopii orzeczeń lekarskich oraz zaświadczeń ze szkoleń BHP swoich bezpośrednich podwładnych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 94 pkt 9a) i 9b) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (t.j.: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.) pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Dokumentację pracowników należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Z kolei szczegółowe zasady związane z zakresem, sposobem i warunkami prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 2 powyższego rozporządzenia pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia oddzielnych akt osobowych dla każdego pracownika, w których znajdują się m.in. kopie orzeczeń lekarskich oraz zaświadczeń ze szkoleń BHP. W związku z powyższym przechowywanie przez kierownika danej komórki organizacyjnej kserokopii tych dokumentów należy uznać za niezgodne z przepisami. Niemniej jednak pracodawca powinien zapewnić kierownikowi danej komórki organizacyjnej wiedzę odnośnie możliwości dopuszczenia pracowników do pracy.